Должность корпоративного секретаря стала внедряться в российских компаниях с принятием Кодекса корпоративного поведения РФ в 2002 году. В то же время, в мировой практике фигура корпоративного секретаря известна достаточно давно.
Так, Институт дипломированных секретарей и администраторов был создан в Великобритании еще в 1891 году, Американское общество корпоративных секретарей существует с 1946 года.
В настоящее время должность корпоративного секретаря введена в большинстве акционерных обществ, действующих в ЕС.Классическая роль, которую выполняет корпоративный секретарь (Company secretary в Великобритании и Corporate Secretary в США), обусловлена особенностями англосаксонской модели корпоративного управления, когда в компании с распыленной собственностью, акции которой торгуются на фондовой бирже, владельческий контроль за менеджментом осуществляется с помощью Совета директоров.
Совет директоров включает одного-двух представителей исполнительного руководства (генерального и финансового директора, например), а остальные его члены являются внешними или независимыми директорами.
Менеджмент занимается текущим управлением компанией и подотчетен Совету директоров, который, в свою очередь, подотчетен акционерам и отвечает за выполнение стратегической и контрольной функции. Общее руководство Советом директоров осуществляется председателем, который в классической модели является внешним директором, а функции обеспечения текущей деятельности Совета, а также накопления и хранения информации и соблюдения преемственности в работе Совета выполняет корпоративный секретарь.
Председатели и члены Совета директоров приходят и уходят, а корпоративный секретарь, как правило, работает в компании на этой позиции долгие годы.
В соответствии с Кодексом корпоративного управления РФ (проект новой редакции) корпоративный секретарь является должностным лицом акционерного общества, обеспечивающим соблюдение обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. [Деятельность корпоративного секретаря направлена на повышение эффективности управления компанией в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности акционерного общества, рост его капитализации, увеличение доходности бизнеса].
Таким образом, корпоративный секретарь играет роль представителя и защитника интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности любого акционера, как в росте капитализации компании, так и в повышении эффективности управления бизнесом. Именно акционеры в первую очередь заинтересованы во введении в своей компании должности корпоративного секретаря.
В свете изложенного акционерным обществам рекомендуется размещать сведения о корпоративном секретаре компании, его функциональных обязанностях, а также способах контакта с ним на сайте общества в сети Интернет.
Статус должностного лица говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря определенным объемом властно – распорядительных полномочий в отношении сотрудников и руководителей компании. При этом во избежание конфликта интересов корпоративный секретарь должен быть максимально независим от исполнительных органов. Независимость корпоративного секретаря обеспечивается отнесением к компетенции совета директоров следующих вопросов:
1) утверждение кандидатуры на должность корпоративного секретаря и принятие решения о прекращении его полномочий;
2) утверждение положения о корпоративном секретаре;
3) оценка работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе;
4) выплата корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения (включение корпоративного секретаря в систему мотивации менеджмента компании).
Поскольку компетенция совета директоров определяется Федеральным законом «Об акционерных обществах» и уставом компании, подобное расширение компетенции совета директоров требует внесения соответствующих изменений в устав акционерного общества.
Международные стандарты «лучшей практики корпоративного управления» рекомендуют вводить в документы компаний требование о том, что корпоративный секретарь подчиняется в своей деятельности совету директоров (председателю совета директоров). Однако на практике полной независимости сотрудника компании от менеджмента добиться сложно: правила трудового распорядка, порядок направления в командировки или на конференции, материального обеспечения рабочего места сотрудника, как правило, едины для всех сотрудников компании. Принято считать, что корпоративный секретарь находится в двойном подчинении: административно он подчиняется единоличному исполнительному органу общества, а функционально – председателю совета директоров. Корпоративный секретарь несет ответственность за результаты своей деятельности именно перед советом директоров и акционерами компании.
В российских компаниях исторически роль совета директоров была не так очевидно значима по сравнению с ролью генерального директора, поэтому у многих из них сложилась иная корпоративная культура, в которой функционал корпоративного секретариата распределяется между несколькими функциональными подразделениями. Например, организационной работой по обеспечению функционирования Совета директоров занимается аппарат Совета директоров, который зачастую является и аппаратом правления. Правовую экспертизу выходящих из компании документов зачастую проводит персонал юридического отдела, раскрытием информации перед регулятором и биржами занимается отдел по работе с инвесторами.
Отсутствие единого ответственного за все эти вопросы подразделения зачастую приводит к неэффективной координации действий, к нарушениям требований корпоративного законодательства в установленные сроки, что чревато штрафными санкциями, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации. С другой стороны, чрезмерная централизация функций, связанных с реализацией процедур корпоративного управления у одного подразделения не должна рассматриваться как обязательное требование. Все зависит от масштаба, организационной структуры компании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.
Распределение функций корпоративного секретариата между различными подразделениями не снимает ответственности с корпоративного секретаря или структуры корпоративного секретаря за соблюдение корпоративных процедур.
Во избежание возникновения конфликта интересов в условиях двойной подчиненности Кодекс корпоративного поведения рекомендует избегать совмещения лицом, исполняющим функции корпоративного секретаря, иных должностных обязанностей, ставящих его в подчиненное положение по отношению к менеджменту. Однако практика многих российских компаний показывает, что такое совмещение допустимо, при условии сохранения порядка назначения корпоративного секретаря советом директоров. Функции корпоративного секретаря могут возлагаться на сотрудника компании также на условиях внутреннего совместительства.
В некоторых акционерных обществах должность сотрудника, которого в силу его функциональных обязанностей принято называть корпоративным секретарем, имеет иное наименование: руководитель аппарата совета директоров, руководитель департамента корпоративных отношений управления, директор по корпоративному управлению и т.д. Данную практику нельзя признать оптимальной, поскольку в этом случае акционеры общества или внешний наблюдатель не всегда могут однозначно понять, что речь идет именно о корпоративном секретаре, призванном представлять и защищать их интересы. Кроме того, использование подобного подхода не позволяет обеспечить должную независимость корпоративного секретаря и его функциональную подчиненность совету директоров.
Правовое регулирование института корпоративного секретаря в России практически отсутствует и ограничивается должностной квалификацией корпоративного секретаря, включенной в Справочник должностей рабочих и служащих (введено Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.09.2007 N 605), а также соответствующим разделом Кодекса корпоративного поведения (управления) РФ, который носит рекомендательный характер. При этом упоминание о должности корпоративного секретаря можно найти в отдельных ведомственных документах, посвященных вопросам корпоративного права и управления. Так, Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общих собраний акционеров, утвержденное Приказом ФСФР РФ от 02.02.2012 № 12-6/пз-н, содержит норму (пункт 2.1.) котороая определяет право акционеров передать акционерному обществу свои предложения к повестке дня годового общего собрания акционеров и по кандидатам в выборные органы посредством их вручения под роспись корпоративному секретарю общества.
22 октября 2010 года Росимущество направило в адрес акционерных обществ с государственным участием письмо за № гн-13/31218 с настоятельной рекомендацией рассмотреть на заседаниях советов директоров вопрос о целесообразности введения в компаниях с государственным участием должности корпоративного секретаря. Письмо содержит рекомендации в отношении требований к кандидатуре корпоративного секретаря, порядку его назначения, составу основных функций и объему полномочий.
В отсутствие нормативно – правового регулирования корпоративного секретаря на уровне Федерального законодательства и подзаконных нормативных актов во избежание неопределенности правового статуса и зон ответственности этого сотрудника советы директоров акционерных обществ должны разработать и утвердить собственный внутренний нормативный акт – Положение о корпоративном секретаре, которое должно содержать следующие разделы:
1) Общие положения: отражаются цели введения института корпоративного секретаря;
2) Порядок назначения корпоративного секретаря: порядок выдвижения кандидатуры на должность корпоративного секретаря, рассмотрения кандидатур и принятия решения о назначении, порядок заключения и срок действия договора, порядок и основания для принятия решения о досрочном прекращении полномочий корпоративного секретаря;
3) Функции корпоративного секретаря – подробное описание функций и задач, стоящих перед корпоративным секретарем данной компании;
4) Права, обязанности корпоративного секретаря;
5) Ответственность корпоративного секретаря.