Внутренний контроль – это политика и процедуры, установленные для обеспечения постоянной надежности систем бухгалтерского учета. Точность и надежность имеют первостепенное значение в мире бухгалтерского учета.
Без точной бухгалтерской отчетности менеджеры не могут принимать полностью обоснованные финансовые решения, а финансовые отчеты могут содержать ошибки.
Процедуры внутреннего контроля в бухгалтерском учете можно разбить на семь категорий, каждая из которых предназначена для предотвращения мошенничества и выявления ошибок до того, как они станут проблемами.
К процедурам внутреннего контроля относятся разделение обязанностей, контроль доступа, физический аудит, стандартизованная документация, пробные балансы, периодические сверки и система согласований.
Разделение обязанностей.
Разделение обязанностей предполагает разделение ответственности за бухгалтерский учет, депозиты, отчетность и аудит. Чем больше обязанности разделены, тем меньше вероятность совершения мошеннических действий у любого отдельного сотрудника. Для малых предприятий с небольшим количеством бухгалтеров, внедряется разделение обязанностей между двумя или более людьми или требование, чтобы важные задачи были рассмотрены коллегиально.
Контроль доступа к системе бухгалтерского учета.
Контроль доступа к различным частям системы учета с помощью паролей, блокировок и электронных журналов доступа предотвращает вход в систему неавторизованных пользователей. Надежное отслеживание доступа также служит в первую очередь для предотвращения попыток мошенничества.
Физический аудит активов.
Физический аудит включает ручной подсчет любых физических активов, отслеживаемых в системе бухгалтерского учета. Физический подсчет выявляет расхождения в остатках на счетах и позволяет идентифицировать возможное мошенничество.
Стандартизированная финансовая документация.
Стандартизация документов, используемых для финансовых транзакций, таких как счета-фактуры, внутренние запросы материалов, документы о движении товарно-материальных запасов, отчеты о командировочных расходах и прочие – важный элемент эффективной Системы внутреннего контроля.
Ежедневные или еженедельные пробные балансы.
Использование системы бухгалтерского учета с двойной записью повышает надежность, гарантируя, что бухгалтерские книги всегда сбалансированы. Но даже при этом ошибки все еще могут вывести систему двойного ввода из строя в любой момент времени. Расчет ежедневных или еженедельных пробных балансов может обеспечить регулярное понимание состояния системы, позволяя выявлять и расследовать несоответствия как можно раньше.
Периодические сверки в системах бухгалтерского учета.
Периодические бухгалтерские сверки могут гарантировать, что остатки в вашей системе бухгалтерского учета совпадают с остатками на счетах других организаций, включая банки, поставщиков и кредитных клиентов. Например, банковская выверка включает сравнение остатков денежных средств и записей о депозитах и квитанциях между вашей системой бухгалтерского учета и выписками по счету. Различия между этими типами дополнительных учетных записей могут выявить ошибки или несоответствия в ваших собственных учетных записях, либо ошибки могут возникать в других организациях.
Система согласований.
Система дополнительных согласований определенных типов транзакций повышает достоверность отчетности и эффективность контрольных процедур, а также является важным элементом предотвращения мошенничества.